Phần 1: Trường hợp sử dụng
Bạn đang sử dụng dịch vụ mail tại hệ thống mail cũ (gọi là hệ thống mail A), và bạn muốn chuyển mail của mình về hệ thống mail mới (gọi là hệ thống mail B). Nhưng bạn không đủ quyền truy cập toàn bộ hệ thống mail server mà chỉ có quyền truy cập ở dạng user thông thường mà thôi. Thì sử dụng outlook trong trường hợp này để di chuyển hộp thư là phù hợp với bạn rồi đó.
Phần 2: Cách thực hiện chuyển toàn bộ email từ hộp thư cũ sang hộp thư mới
1. Chuẩn bị
– Thông tin quản trị tên miền (domain) – Để bạn chủ động trong việc trỏ tên miền về các hệ thống mail cũ và mới ở từng bước thực hiện.
– Tài khoản email trên hệ thống email cũ – Các tài khoản email cần chuyển hệ thống.
– Thông tin kết nối đến 2 hộp thư cũ và mới như:
- Địa chỉ máy chủ mail;
- Cổng (port) dịch vụ POP
- Cổng dịch vụ IMAP;
- Kết nối có SSL hay không.
* Nếu thuê dịch vụ email từ các nhà cung cấp các bạn có thể liên hệ nhà cung cấp dịch vụ cũ và mới để có thông tin.
2. Cài đặt phần mềm Microsoft Outlook
* Có thể bỏ qua bươc này nếu máy tính của bạn đã cài đặt phần mềm Microsoft Outlook nhé!
Phần mềm Microsoft Outlook có sẵn trong bộ cài đặt Microsoft officce.
Bước 1: Bạn cần tải bản phần mềm microsoft Office về máy tính.
Bước 2: Thực hiện cài đặt phần mềm Microsoft Outlook vào máy tính của mình.
3. Sử dụng Outlook backup mail từ hộp thư cũ
3.1. Sao lưu các bảng ghi (record) của tên miền (domain) liên quan đến email cũ
Bạn truy cập vào nơi quản lý tên miền và lưu lại tất cả bản ghi hiện tại. Việc này đề phòng trường hợp thất bại bạn có thể trả các bảng ghi về hệ thống email cũ.
3.2. Thêm tài khoản email cũ vào phần mềm Outlook
Bước 1: Mở phần mềm Microsoft Outlook lên.
Bước 2: Chọn menu File/Info/Add Account (hình 1).
Bước 3: Chọn Manually configure server setting or addititional server types rồi bấm Next (hình 2)
Bước 3: Chọn Internet E-mail rồi bấm Next (hình 3)
Bước 4: Thực hiện cấu hình các thông số kết nối đến hệ thống email cũ như hình 4
Trong đó:
- Nhập thông tin tài khoản mail, thông tin kết nối server như vùng đánh vị trí [1]. Lưu ý: Account Type chọn POP3 và User name nhập luôn phần đuôi của mail dạng youremail@yourdomain.com
- Bấm More settings.. để thay đổi các thông số như port, sll của kết nối cùng các tùy chọn khác
- Nhập đúng port của POP3 (hệ thống cũ), Check vào This server request an encrytion (SSL) nếu dịch vụ hiện tại có SSL; Nhập đúng port của SMTP (hệ thống cũ), Chọn SSL ở mục Use the following type of encrypted connection.
- Chọn như hình ở vùng [4] để email ở hệ thống cũ không bị xóa khi outlook lấy dữ liệu về máy tính.
- Bấm nút OK để lưu các thông số cài đặt trong phần more settings…
- Bấm vào nút Test Account settings… nếu 2 trạng thái đều là Completed thì outlook đã kết nối được với tài khoản trên hệ thống mail cũ.
- Bấm nút Close để đóng kết quả test lại
- Bấm Next để đi đến bước tiếp theo của quá trình thêm tài khoản email cũ vào Outlook.
Bước 5: Hộp thoại test hiển thị lên 1 lần nữa, bạn chọn close rồi bấm nút Finish như hình 5 thì việc thêm tài khoản email cũ vào Outlook đã hoàn tất.
3.3. Sao lưu email từ hệ thống email cũ về máy tính của mình.
Lặp lại các bước 3.2, 3.3 cho đên khi tất cả các tài khoản cần sao lưu đã được sao lưu hết.
4. Khởi tạo hệ thống email mới
Ở bước này không hướng dẫn chi tiết do có thể là hệ thống email mới bạn tự xây dựng hoặc thuê từ các nhà cung cấp dịch vụ.
Ở bước này bạn cần trỏ tên miền cấu hình email về hệ thống mới. Các bản ghi cần trỏ lấy từ nhà cung cấp dịch vụ mới (trong trường hợp bạn thuê)
5. Tạo email cần khôi phục trên hệ thống mới
Sau khi việc cấu hình hệ thống email mới như ở mục số 4 hoàn thành, bạn đăng nhập vào trang quản trị email trên hệ thống mới tạo lại các tài khoản trên đó.
6. Sử dụng Outlook để khôi phục các email trong tài khoản đã sao lưu ở bước 3
– Trước tiên thực hiện thêm các tài khoản mới (đã tạo ở mục số 5). Lưu ý: Sử dụng IMAP để sau khi bạn khôi phục file đã backup vào outlook thì dữ liệu đó sẽ tự đồng bộ ngược lên server bạn nhé.
– Thực hiện khôi phục từng file dữ liệu outlook đã backup vào đúng tài khoản. Cách thức thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn menu File/Open & Export/Import/Export (hình 6)
Bước 2: Chọn Import from another program or file rồi bấm nút Next.
Bước 3: Chọn Outlook Data File (.pst) rồi bấm Next nữa.
Bước 4: Bấm vào nút Browse rồi chọn file đã backup (.pst), tại phần Opions chọn mục đầu tiên “Replace duplicates with items imported” rồi bấm nút Finish (hình 9)
Bước 5: Chọn Import items into the same folder in rồi chọn tài khoản email cần khôi phục dữ liệu sau đó bấm nút Finish. (hình 10)
Hy vọng hữu ích với bạn!
Nosomovo